Werken aan een duurzame relatie

Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe werknemers vertrouwd raken met de organisatie, het team en de functie. Ideaal focust het niet enkel op de inhoud van de job, maar ook op integratie in het nieuwe team en in de bredere organisatie. Goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe werknemers zich sneller thuis voelen en zich vlotter kunnen inwerken. Zo vermindert het niet enkel stress en onzekerheid, maar ook het risico op het draaideureffect, waarbij nieuwe werknemers snel weer afhanken. Aandacht besteden aan onboarding is zeker belangrijk bij de tewerkstelling van iemand die niet-beroepsactief was. Zij voelen zich immers vaak extra onzeker en kunnen wat extra wegwijs gebruiken. Een goede samenwerking tussen de werkgever en de jobcoach of begeleider, kan hierbij het verschil maken!

Praktische tips:

• Een goede onboarding zorgt voor een warme overdracht, waarin zowel de werkgever als de jobcoach of begeleider een rol kunnen spelen. De begeleider heeft al een heel traject afgelegd met de nieuwe werknemer en is dus een onschatbare bron van informatie. Bespreek samen wat de nieuwe werknemer nodig heeft om zich thuis te voelen, welke noden er spelen en waar aandachtspunten liggen. Zo kan er gezorgd worden voor een onboarding op maat.
• Zorg samen dat de nieuwe werknemer goed voorbereid is op de eerste werkdag. Als werkgever zorg je dat ze goed kunnen starten door hen te laten weten waar en wanneer ze verwacht worden en hoe hun eerste dag er zal uitzien. Als jobcoach of begeleider kan je met hen bespreken of zij alle informatie hebben die ze nodig hebben. Samen kunnen jullie er zo voor zorgen dat de nieuwe werknemer vol zelfvertrouwen kan starten.
• Zorg voor regelmatige check-ins en opvolging om na te gaan hoe de praktische zaken lopen, hoe de nieuwe medewerker zich voelt in het team en waar er nog vragen of onduidelijkheden zijn. Dit kan je doen als werkgever, maar ook als jobcoach of begeleider. Plan daarom regelmatige korte gesprekken en vraag hoe het onthaal verloopt. Stem eventueel af met jullie drie.
• Een inclusieve onthaalbrochure biedt nieuwe medewerkers op een toegankelijke manier belangrijke informatie over de organisatie en de praktische zaken die ze moeten weten. Let hierbij als werkgever op de tips rond duidelijke en begrijpelijke taal die ook belangrijk zijn voor inclusieve vacatures. Maak eventueel gebruik van pictogrammen. Als jobcoach of begeleider, kan je deze samen met de nieuwe werknemer overlopen. Zo is het zeker dat die alles begrepen heeft en er geen onduidelijkheden zijn.
• Maak een checklist met welke informatie en stappen zeker niet mogen ontbreken tijdens de onboarding. Zorg ervoor dat het duidelijk is wie voor welk onderdeel van het onthaalproces verantwoordelijk is. Wat doet de personeelsdienst? Wat doet de leidinggevende? Waar kan de persoon die de nieuwe werknemer naar werk begeleidde een rol spelen?
  • TIP! Je vindt talloze leidraden terug op het internet, die je als sjabloon kan gebruiken. De onthaalleidraad van Beswic kan je bijvoorbeeld op weg helpen.

Tools:

Een buddy of mentor speelt een sleutelrol in een goed onthaalproces en in een warme overdracht. Dit is een ervaren collega die een nieuwe medewerker tijdens de eerste weken of maanden begeleidt. Deze persoon fungeert als aanspreekpunt voor praktische vragen, helpt de nieuwe werknemer wegwijs te maken in de organisatie en deelt informele kennis die niet altijd in onboardingdocumenten te vinden is. Daarnaast kan een mentor er ook voor zorgen dat de nieuwkomer vlot geïntegreerd geraakt in het nieuwe team. De buddy of mentor wordt dus de vertrouwenspersoon van de nieuwe medewerker op de werkvloer. Een goed contact tussen de buddy of mentor en de vertrouwenspersoon die hen naar werk begeleidde, kan bijdragen aan een warme overdracht.

Praktische tips:

• Een goede buddy of mentor beschikt niet enkel over voldoende kennis van de organisatie en het werk, maar ook over empathie, luistervaardigheid en geduld. De mentor of buddy kan daarom ook gebruik maken van de tips rond het opbouwen van een vertrouwensrelatie die te vinden zijn op deze pagina. Voorzie als werkgever ook korte opleidingen of ondersteuning die hen helpen hun rol beter uit te voeren.
• Het is belangrijk dat een buddy of mentor weet wat er wel en niet van hen verwacht wordt. Vermijd als werkgever bijvoorbeeld dat ze belast wordt met verantwoordelijkheden die bij de leidinggevende of de personeelsdienst horen. De kracht van een buddy of mentor ligt vooral in informele, laagdrempelige begeleiding. 
• Buddy of mentor zijn kost tijd en energie bovenop iemands gewone taken. Het is daarom belangrijk dat werknemers die deze rol opnemen daarvoor de tijd en ruimte krijgen en er ook voor erkend worden. Als werkgever zorg je er dus best voor dat het opnemen van deze rol expliciet deel uitmaakt van iemand takenpakket.
• De buddy of mentor kan heel wat leren van degene die de nieuwe werknemer naar werk begeleidde. Stem dus samen af hoe de nieuwe medewerker het best ondersteund kan worden.
• Voorzie een duidelijke planning en ondersteunende hulpmiddelen zoals een checklist, zodat de mentor of buddy niets vergeet. 

Eens de nieuwe werknemer gestart is, is het belangrijk in te zetten op regelmatige opvolging en ontwikkeling, bijvoorbeeld via jobcoaching, taalcoaching, en interne of externe opleidingen. Hierbij kan de werkgever verder bouwen op ontwikkelingsacties die gestart zijn tijdens de begeleiding naar werk. De persoon die de nieuwe werknemer naar werk begeleid heeft, heeft hen al een tijdje opgevolgd en is goed op de hoogte van hun ontwikkelingsnoden en -doelen. Door samen te werken aan opvolging en ontwikkeling zal de kans op succes groter worden.

Praktische tips:

• Als een persoon instroomt, is het belangrijk jobontwerp en onwikkeling op elkaar af te stemmen. Bekijk welke taken ze al kunnen uitvoeren en welke competenties ze nog moeten ontwikkelen. Door jobontwerp en ontwikkeling op elkaar af te stemmen, kunnen nieuwe werknemers en hun job samen groeien. De jobcoach of begeleider heeft veel inzicht in de huidige competenties en het groeipotentieel van de nieuwe werknemer. Bespreek dus samen waar aanpassingen aan de job nuttig zijn en waar ontwikkelingsnoden en – kansen liggen. Bekijk hiervoor ook de tips rond jobontwerp.
• Organiseer als werkgever regelmatig feedbackgesprekken, met vragen zoals: “Wat loopt goed?”, “Waar loop je tegenaan?” en “Welke ondersteuning mis je nog?”. Ook de jobcoach of begeleider kan hen blijven opvolgen eens ze aan het werk zijn. Zij kunnen mogelijk andere signalen opvangen dan de werkgever.
• Werk als werkgever met de medewerker een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) uit waarin je opneemt voor welke taken ze nog ontwikkeling kunnen gebruiken en hoe die ontwikkeling zal georganiseerd worden. Tijdens de begeleiding naar werk hebben nieuwe werknemers vaak al een POP opgesteld. Bespreek dit, zodat je erop verder kan werken.
  • TIP! Je kan hiervoor onderstaand sjabloon gebruiken.
  • TIP! Werk samen met externe organisaties die job- en taalcoaching aanbieden op de werkvloer. Onder het tabje ‘laat je helpen’ vind je hierover meer informatie terug.
• Als werkgever kan je investeren in jouw werknemers zodat zij ambassadeurs worden van jouw organisatie.
  • TIP! Kijk eens naar de methodiek “De reis van een medewerker naar en in je organisatie”, hieronder.

Tools:

Om er echt voor te zorgen dat de tewerkstelling van alle medewerkers, zeker zij die niet-beroepsactief waren, duurzaam wordt, is het cruciaal dat werkgevers inclusie verankeren in hun HR-beleid. Alleen zo kan er op langere termijn garandeerd worden dat elk personeelslid zich eerlijk behandeld en thuis voelt in de organisatie. Dit vraagt een structurele aanpak die verder gaat dan losse acties of tijdelijke projecten. Werk als werkgever een overkoepelende strategie uit die richting geeft en ervoor zorgt dat alle onderdelen van je HR-cyclus elkaar versterken. 

Praktische tips:

• Zet de tips rond inclusieve rekrutering en selectie, onboarding, de inzet van buddies en mentoren en opvolging en ontwikkeling om in een beleid voor de hele organisatie.
• Werk een goed beleid uit rond evaluaties. Maak deze inclusiever door te werken met  transparante criteria die gekoppeld zijn aan concreet gedrag en concrete resultaten en door leidinggevenden te trainen in inclusief leiderschap. In een context van job design kunnen medewerkers hun rol verschillend invullen: sommigen nemen extra taken op, terwijl anderen zich verdiepen in een beperkt aantal taken. Tijdens evaluatie is het daarom cruciaal om medewerkers niet enkel te beoordelen op de hoeveelheid taken die ze uitvoeren, maar vooral op de kwaliteit en waarde van hun bijdrage. 
• Zet een duidelijk beleid op rond job design en team crafting. Door dit via een gestandaardiseerde procedure te laten verlopen, vermijd je dat ze afhankelijk zijn van de goodwill van leidinggevenden en ze aanvoelen als een gunst.
• Een beleid dat wordt uitgewerkt zonder dat er duidelijk wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de implementatie, hoe voortgang zal gemonitord worden en wie verantwoordelijk is voor deze opvolging, blijft vaak dode letter.

Als je als werkgever wilt zorgen dat mensen zich echt thuis voelen, moet je ook aandacht hebben voor de cultuur van je organisatie. Door te zorgen voor een inclusieve cultuur waarin verschillende identiteiten en perspectieven normaal en gewaardeerd zijn, creëer je een omgeving waarin iedereen zich welkom voelt en de veiligheid ervaart om zichzelf te zijn. Een inclusieve cultuur zorgt er ook voor dat het als normaal gezien wordt dat er rekening gehouden wordt met de noden van alle medewerkers. Dit zal medewerkers het gevoel geven dat er echt naar hen geluisterd wordt als ze bepaalde problemen of bekommernissen aankaarten. En dat het mogelijk is om hun mening te uiten zonder dat dit tegen hen gebruikt zal worden. Dit zijn elementen die belangrijk zijn om van jobontwerp en teamcrafting een succes te maken. Jouw cultuur bepaalt ook mee of medewerkers het gevoel hebben dat hun stem gehoord wordt en dat discriminatie niet getolereerd wordt. Inclusief leiderschap speelt een belangrijke rol bij het scheppen van een inclusieve cultuur. Kijk daarom ook zeker eens naar de pagina over inclusief leiderschap. Ook op de pagina rond sterke teams kan je nuttige tips vinden.

Praktische tips:

• Een inclusieve werkvloer betekent dat mensen zichzelf kunnen zijn, ongeacht achtergrond, overtuiging, gender of seksuele oriëntatie. Kleine aanpassingen kunnen hier al een groot verschil maken. Denk bijvoorbeeld aan het voorzien van een stille ruimte of flexibele pauzes voor gebed of het gebruiken van inclusieve taal die ervoor zorgt dat LGBTQ+ collega’s zich welkom voelen. Het zijn signalen die duidelijk maken: iedereen hoort erbij en mag zichzelf zijn.
• Inclusie roept soms vragen of weerstand op. Daarom is het belangrijk dat je als werkgever een duidelijke visie rond inclusie formuleert en die actief uitdraagt. Leg regelmatig uit waarom inclusie belangrijk is: omdat het ervoor zorgt dat ieder talent optmaal benut wordt, het ontwikkeling stimuleert, het samenwerken versterkt en het ervoor zorgt dat iedereen zich goed voelt en gelijke kansen ervaart.
• Zorg voor inclusieve communicatie. Gebruik duidelijke, begrijpelijke taal in plaats van jargon, communiceer in verschillende talen, gebruik afbeeldingen en pictogrammen, kies voor genderneutrale formuleringen en voor woordgebruik dat rekening houdt met verschillende samenlevingsvormen. In vergaderingen zorg je dat iedereen gehoord wordt, bijvoorbeeld door actief vragen te stellen aan stillere medewerkers en erop te letten dat dominante stemmen anderen niet overstemmen. 
• Een veilige werkplek vraagt om duidelijke procedures voor als het fout gaat. Voorzie daarom een vertrouwenspersoon of een laagdrempelig meldpunt waar medewerkers terechtkunnen bij discriminatie of ongepast gedrag. Maak deze kanalen goed zichtbaar en benadruk dat meldingen altijd serieus genomen en opgevolgd worden. Ook directe leidinggevenden spelen een belangrijke rol. Zorg dat ze weten hoe ze een inclusief leider kunnen zijn.
• Sociale activiteiten versterken de teamgeest, maar kunnen onbedoeld mensen buitensluiten. Kies daarom voor activiteiten die voor alle medewerkers toegankelijk zijn en vermijd keuzes waar niet iedereen aan kan deelnemen (zoals enkel sportieve of alcoholgerelateerde activiteiten). Vraag medewerkers ook naar hun voorkeuren. Zo zorg je dat iedereen kan meedoen en dat sociale activiteiten echt verbindend werken.

Ben je geïnspireerd geraakt en wil je graag verder werken aan een inclusieve werkvloer?

Je kan bij verschillende partners terecht om je te laten bijstaan en begeleiden!

• Werk als werkgever samen met trajectbegeleiders van niet-beroepsactieve personen, zoals IN-Z, Stad Genk en anderen.
• Volg het WELT-traject van VOKA, die jou helpen om jouw beleid meer inclusief te maken!
• Doe beroep op IN-Z ondernemen, die jou helpen met heel concreet advies over werken met personen met een afstand tot de arbeidsmarkt & workshops en individuele coaching aanbieden.
• Werk samen met één van de job- en taalcoachers in de regio. Het aanbod Job- en taalcoaching is zelfs gratis als je aan de voorwaarden voldoet!
• Bekijk het aanbod rond inclusieve werkvloeren en loopbaanbegeleiding van het ACV.